プロセスを積み上げると結果につながる、プロセスマネジメントとは?

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プロセスマネジメントとは?

本記事ではプロセスを積み上げると結果につながる、プロセスマネジメントについてご説明します。
プロセスとは、物事を進める手順や変化するときの経過や過程のことを言います。仕事では結果が全てとはよく言いますが、結果に辿り着くにはこのプロセスが必ず存在します。プロセスを積み重ねた先に結果があるのです。
プロセスマネジメントとはこの結果に辿り着く前のプロセスを管理することによって、結果を最大限にするマネジメントの手法になります。

結果のみの管理では結果がでない理由

それではプロセスの管理がいかに大切か説明していきたいのですが、その前になぜ結果のみの管理では成果が出ないのか説明していきましょう。

例えば会社の営業が結果を出そうとしたときに、管理職はどのようにマネジメントに取り組んでいるでしょうか?
まず目標設定は必ず行うことでしょう。では目標設定後の結果を出すまではどのようなプロセスを踏んでいるのでしょうか?結果がでない企業の営業でよくありがちなのが目標設定をしてそこに向かう過程は、営業の個人に任せているパターンです。

マネジメントをしていく管理職は目標設定には関わるかもしれませんが、あとは結果を出すまで「気合いだ」とか「足で稼げ」なんて言葉ですませているのをよく耳にします。
これではマネジメントとは言えません。
もしこのままの状態で営業を行ってしまった場合、結果は自ずと個人の営業マンの能力に依存する形になってしまいます。
個人の営業マンが目標を達成するために、主体性を持ち行動する「個人としてのスキルアップ」はもちろん必要不可欠ですが、これではプロセスの積み重ねが、営業個人のモチベーション等の確実性のない要因にも起因するため、結果は管理のしようがない不確かなものになってしまいます。

このような個人の力だよりの会社は営業に限らず、製造業でもサービス業でも沢山あります。
日本の営業マンが朝から晩まで走り回り、営業活動をして疲弊しているのに、それでも結果がついてこないのはここに問題があるとも言えます。

プロセスマネジメントを取り入れよう

それでは結果がでない理由でご紹介した営業にプロセスマネジメントを取り入れて説明していきましょう。
まず営業マン個人の能力に依存する結果では、もしその営業マンが抜ける事態になってしまうと、それを補うには代わりの優秀な営業マンを雇うしかありません。
しかしマネジメントを行う立場の管理職の方なら理解していると思いますが、簡単に優秀な人材と巡り合えるわけではありません。

それでは営業個人の能力に依存せずに結果を出すにはどうすれば良いのでしょうか?そこでプロセスマネジメントの出番です。マクドナルド創業者のレイ・クロック氏の名言で「何事も小さな仕事に分けてしまえば、特に難しくない」という言葉があります。
この言葉にもあるようにプロセスを細分化して、誰でも同じプロセスを踏めば結果が出せる仕組み作りが重要です。

そして細分化したプロセスには管理しやすい利点もあります。業務改善手法のPDCAサイクルも細分化したプロセスならより結果にアプローチしやすくなります。
先程の営業の例に例えてみましょう。営業の職種によっても方法は様々だとは思いますが、営業先のリサーチ→アポ取り→初回訪問→見積もり提案→契約という一連の流れで営業を行っていると仮定しましょう。
これが月の契約5件を目標として、そこだけを管理し営業マンに任せると、営業マンのみの長年の感やノウハウで動きます。
これをしっかりプロセスマネジメントしていきたいので、ひとつひとつの工程が契約という目標に向かって妥当かどうか管理しなければいけません。

営業先のリサーチの部分でまずは考えてみましょう。
ここで個人の感だけでやると、ベテランは今までのノウハウで動きますが、新人はノウハウもないので思いつきの行動しかとれません
これをプロセスマネジメントするために、「ここ半年は飲食店向けの営業が高確率で契約に結び付いているので、飲食店の営業先を担当地区ごとに20件ずつ洗い出しましょう」と設定したとすれば、立地条件等の細かい要素はあるにせよ、ここでの目標の「リーチしたい20件の飲食店を出す」を達成することは難しくはないでしょう。
これを設定しなければ本命は飲食店なのに、全く別の美容室を20件リサーチするものがでるかもしれません。

では次にアポ取り→初回訪問の「→」部分で考えてみましょう。アポ取り20件から平均で初回訪問に結び付くのは10件だとします。
しかし他の社員は10件取れているものを5件しか結びつかない社員が1人いたとします。そうなればこの社員は他の社員に比べてアポ取りに問題があるということが明確になりますし、対処方法が考えられます。
そこからはPDCAを使い改善する等の工夫が必要です。このように、プロセスを細分化してみることによって、問題点もわかりやすくなりますし、改善へのアプローチもより効果的なものになるでしょう。
 
このようにプロセスマネジメントは工程を細分化することによって、「見える化」ができます。見える化ができると進捗や達成度もわかりやすくなるので、管理もしやすいうえに対策が立てやすいメリットがあります。
他にも道筋も見えるので実行するスピードも上がります。プロセスマネジメントは管理する側だけでなく、現場の社員にとっても良いマネジメント手法といえるでしょう。

最後に

プロセスマネジメントは実践すると結果につながるだけではなく、働き手にとってもモチベーションの向上に繋がります。
実践するまでにはコミュニケーションを十分にとる必要があるために連携が向上する効果もあります。
プロセスマネジメントぜひあなたの組織にも取り入れてみて下さい。

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